Cuando estudiamos administración, en una de las primeras clases nos enseñan las famosas funciones administrativas:
Planificar – Dirigir – Organizar – Controlar – Coordinar
Sería pecado olvidarlas, pero muchas veces, aunque las tenemos en la mente, comenzamos a actuar sin antes sentarnos a planificar.
La Real Academia de la Lengua Española define Planificar como:
- Trazar los planos para la ejecución de una obra.
- Hacer plan o proyecto de una acción.
- Someter a planificación.
Mientras que Idalberto Chiavenato nos dice que es la función administrativa que determina anticipadamente los objetivos a alcanzar así como lo que debe hacerse para alcanzarlos.
Entenderemos entonces que planificar nos conducirá al logro de nuestros objetivos e implica un proceso racional, flexible y dinámico. Por eso siempre enfatizo en sentarse cómodamente a pensar el futuro con un lápiz, cuaderno y calculadora.
Los tipos de planificaciones pueden diferenciarse en varias categorías según Chiavenato en su libro «Planeación Estratégica»:
Este cuadro nos ilustra que la planificación será estratégica cuando el horizonte de tiempo sea largo plazo (5 años comúnmente), contemple a toda la organización con sus departamentos y recursos y será de carácter genérico, o sea, no se explayará en detalles. Luego, la planificación será táctica cuando pensemos nuestro negocio a mediano plazo (2 a 3 años), que considere sólo parte de la organización, como puede ser cada departamento por sí sólo, no están todos los recursos involucrados ni todo el personal y será de carácter detallado. Por su parte, la planificación será operativa cuando presentemos los objetivos de corto plazo (1 año), se enfocará a ciertas tareas u operaciones y será de carácter específico.
Cualquiera de los tipos de planificación que estés enfrentando, debes considerar ser minucios@, flexible, apegado a hechos concretos como estadísticas de tu negocio y oportuno, o sea, no podrás estar sentado planificando toda tu vida, pues de esa manera pasará el tiempo y tu plan habrá perdido vigencia.
Entenderemos que la planificación es el primer peldaño de una larga escalera, que si lo vemos como un ciclo, será evidente que nunca se dejará de planificar. 
La imagen de la izquierda nos muestra el proceso de mejora continua que establece que luego de «planificar» debemos «hacer», o sea, llevar a cabo nuestro plan, pero no podemos quedarnos ahí, sino que también debemos «verificar», lo cual implica que se debe controlar que lo que se está haciendo es lo planeado y nos está conduciendo a nuestros objetivos. Al respecto no olvidemos el Principio de Excepción de Taylor que nos declara que lo que ocurre en el área de lo normal, no debiera ser de preocupación para la alta dirección, pero al momento de haber alguna desviación será trascendente «actuar», lo que conlleva la toma de decisiones de manera oportuna para impedir que nos alejemos de nuestro destino.
Independientemente del momento en que se encuentre tu negocio, siéntate a planificar para asegurar que los objetivos que te has trazado sean alcanzados en el tiempo y con los recursos estipulados.